Guida per l’organizzazione di eventi sportivi: fasi da seguire e a chi rivolgersi

Le corse podistiche, specie nella stagione estiva, sono senza dubbio uno degli avvenimenti sportivi, a livello agonistico, dilettantistico o amatoriale, più amato e seguito da un folto pubblico, spesso individuato “a tema”, come, per esempio, la Corsa Rosa, per le donne, contro il tumore al seno, o le StraCittadine, o ancora altre più mirate ai giovani, come nel caso degli ascoltatori di alcune Radio a diffusione nazionale, note anche per il loro impegno sportivo, spesso a livello benefico.

Correre fa bene, è liberatorio, non impegna particolarmente, ed è sufficiente un semplice allenamento per potersi assicurare una resistenza senza pretese da podio ma, spesso, più per la soddisfazione di aver partecipato e contribuito a rendere importante una manifestazione, o meglio, un evento, sportivo. Sì, perché c’è distinzione fra le due realizzazioni, pur se spesso si tende a renderle sinonimi l’una dell’altra: infatti, per “manifestazione” sportiva s’intende un’iniziativa relativa ad una disciplina specifica, organizzata in maniera occasionale per promuovere una propria attività. Per “evento” sportivo, invece, ci si riferisce, con carattere di eccezionalità, all’organizzazione di un’associazione, di un ente o federazione, per dimostrare le proprie finalità, attrarre consenso oltre che risorse economiche e nuovi iscritti, coinvolgendo non soltanto gli associati alla stessa, ma anche simpatizzanti, gruppi familiari, ecc.

Analizziamo, in questo caso, proprio la realizzazione di questa seconda categoria, l’evento sportivo: il primo passo è il coinvolgimento del Comune entro il quale si svolgerà la corsa e, per farlo, bisogna presentare, al Settore Servizi Sportivi, il progetto completo dell’iniziativa che s’intende organizzare. Tale pianificazione deve contenere l’identità del comitato (o ente o associazione) promotore dell’evento, cosa e come si intende realizzare l’iniziativa, nonché la data e il tragitto o percorso previsto, oltre alla necessità di indicare chiaramente le finalità e gli obiettivi.
Per le iniziative sportive di particolare rilievo, si consiglia una tempistica di presentazione entro 4 mesi dalla data prevista, mentre per gli eventi di minor entità organizzativa, sono sufficienti almeno 2 mesi. Il progetto viene sottoposto al giudizio e all’analisi dell’Assessore allo Sport, che lo deve approvare, e poi gestito in tutta la sua fase di realizzazione dall’’ufficio Manifestazioni Sportive, che ha inoltre il compito di avviare, dal punto di vista amministrativo, l’iter necessario in base al tipo evento proposto.

Naturalmente devono anche essere accertate l’idoneità e la disponibilità del luogo e dell’itinerario richiesti e, una volta espletati anche questi adempimenti, viene presentata tutta la documentazione necessaria, corredata dalla richiesta vera e propria di possibilità organizzazione evento. Tale inoltro, prevede la richiesta di patrocinio, seguita dalla domanda di occupazione temporanea di suolo pubblico, per quanto trattasi di una corsa in spazi pubblici aperti, nonché di concessione di un impianto sportivo, anche nel caso in cui quest’ultimo sia coinvolto solo per la fase di arrivo della corsa o per la cerimonia di chiusura dell’evento.

Deve poi essere inoltrata una dichiarazione di inizio attività con carattere educativo e senza scopo di lucro, da presentare sempre al Settore Servizi Sportivi del Comune entro cui si svolgerà l’evento, e, se necessario, anche la pratica per l’agibilità (art.80 TULPS – Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza)) e il pubblico spettacolo (art.68 TULPS). Infine, è richiesta una dichiarazione (bene anche un’autocertificazione) della presenza di un servizio di Pronto Soccorso, nonché di una copertura assicurativa.

Analizzata tutta la documentazione, e le richieste inerenti, l’Ufficio Eventi/Manifestazioni Sportivi del Settore Servizi Sportivi, dovrà provvedere alle opportune verifiche riguardo alla disponibilità dello spazio e dell’itinerario richiesti (vie, piazze, area pubblica, ecc.), e, successivamente, appurate tutte le idoneità, farà inserire l’iniziativa nel calendario ufficiale dell’Amministrazione Comunale.
Infine, provvederà a trasmettere la richiesta di parere, necessaria per il nulla osta definitivo, ai Settori Comunali coinvolti e, non appena verrà data risposta positiva, trasmetterà la richiesta alla Giunta Comunale per l’approvazione. Verrà così definito il programma dell’evento e le relative modalità di realizzazione.